"Het moet snel en goed gebeuren dus ik kan het beter zelf doen." Een van de gedachtes van veel professionals die ze belemmert om te delegeren.
Goed kunnen delegeren is essentieel voor succes. Het is één van de belangrijkste vaardigheden om als manager of ondernemer effectief en succesvol te zijn.. Door te delegeren bespaar je tijd zodat jij kan doorgroeien en tijd krijgt voor andere werkzaamheden, leidinggevende taken, nieuwe klanten, een extra rol enz. Door op je team te vertrouwen geef je bovendien ruimte aan je collega’s zodat ook zij kunnen doorgroeien naar een hoger level.
Wat is delegeren?
Delegeren is op een efficiënte manier verantwoordelijkheden delen. Het is zorgen dat het juiste werk bij de juiste mensen terechtkomt. Het is je team faciliteren, motiveren en inspireren om hun werk zo goed mogelijk uit te kunnen voeren. Het is niet je eigen werk uit handen geven en betekent ook niet dat je de eindverantwoordelijkheden uitbesteedt. Zelf kun je je dan bezighouden met leidinggevende taken. Dit bespaart tijd en werkt motiverend omdat je optimaal gebruik maakt van de kwaliteiten van je collega’s. Met een hogere productiviteit, tevreden werknemers en een beter eindresultaat als resultaat.
Aan wie kun je delegeren?
Weten welk werk je beter niet zelf kunt doen is één ding. Aan wie je welke klus kunt overlaten is een tweede.
Door iets te delegeren aan de verkeerde persoon weet je bijna zeker dat het misgaat. Want het is niet alleen vervelend om een taak te moeten uitvoeren die je eigenlijk niet kunt, het is ook de perfecte manier om je collega’s werkstress of nog erger, een burn-out te bezorgen. Aan de andere kant, is het ook niet goed om iets te moeten doen dat ver beneden je niveau ligt.
Mensen presteren het best als ze worden uitgedaagd, maar wel zodanig dat ze niet te zwaar belast worden en kunnen werken vanuit hun talenten en kwaliteiten. Daarom is het belangrijk om de skills van je team te kennen. Zorg dat je weet waar ze goed in zijn, wat hun ambities zijn, hoe ze werken en welke taak bij wie past. En realiseer je dat het niet altijd gaat om wie de taak het beste kan doen. Delegeren draagt ook bij aan groei en persoonlijke ontwikkeling waardoor je zult moeten accepteren dat de ander mogelijk meer tijd nodig heeft dan jij zelf. Kijk wie toe is aan een volgende stap en voor wie is de taak die je over wilt dragen een mooie uitdaging? Op de langere termijn zal het je winst opleveren.
Het werk aan de juiste persoon delegeren leidt tot een beter eindresultaat. Teamleden kunnen zo eigenaarschap tonen en verantwoordelijkheid nemen. Dit zorgt voor betrokken en verantwoordelijke medewerkers die durven uit te blinken. Goed delegeren is een van de kwaliteiten die medewerkers benomen van een manager waar ze graag mee samenwerken.
Welke taken kun je delegeren?
Niet elke taak is geschikt om uit handen te geven. Dingen die behoren tot je kerntaken als leidinggevende zoals functioneringsgesprekken, taken die gevoelig liggen of strategische zaken die te maken hebben met het bepalen van visie en uitstippelen van beleid.
Heb je een to-dolijst vol met kleine, tijdrovende klussen die steeds weer terugkomen?
Of een project waarmee je collega’s ervaring mee op kunnen doen?
En besteed je nog steeds teveel tijd aan klussen waarvan je weet dat iemand anders het beter kan.
Of ben je zelf klaar voor een volgende stap en wil je zelf meer uitdaging? Tijd om meer te delegeren (of over te dragen).
Wat zijn verkeerde gedachten over delegeren?
Slechts 1 op de 4 leidinggevenden weet op een effectieve manier te delegeren. Door onzekerheid of angst of een gebrek aan vertrouwen. Die kan ontstaan door enkele veelvoorkomende, verkeerde gedachten over delegeren.
Als het goed moet gebeuren kan ik het beter zelf doen
Veel leidinggevenden zijn bang dat anderen het werk niet zo goed of snel kunnen doen als zijzelf en besteden het daarom niet uit. Als je dit denkt overschat je of jezelf of onderschat je je collega’s. Het is onwaarschijnlijk dat jij de enige bent die een bepaalde taak kan uitvoeren.
Anderen doen het misschien beter dan ik of ik moet het eerst zelf uitzoeken voordat ik het kan delegeren
De tweede misvatting heeft te maken met de angst dat anderen het werk juist veel beter doen. Anderen binnen het bedrijf zouden dan wel eens kunnen denken dat ze jou niet per se meer nodig hebben. Dus blijf je het zelf maar doen. Ook al heb je de beschikking over een team met de juiste competenties.
Maar in realiteit is het andersom: Anderen de gelegenheid geven werk van hoge kwaliteit te leveren en goed te presteren straalt juist positief af op jou als leidinggevende.
Delegeren kost teveel tijd
Alhoewel dit een begrijpelijke gedachte is, is het een misvatting. Zie het als een investering. Het kost misschien de eerste (paar) keer tijd om een taak op de juiste manier over te dragen, daarna krijg je meer tijd en ruimte voor andere dingen.
Hoe kun je goed delegeren? 5 tips
Deze vijf tips kunnen je helpen bij het overdragen van werkzaamheden.
1. Vertrouw je team en leer los te laten
Een belangrijk ingrediënt van delegeren is vertrouwen. Vertrouwen op je team, en in jezelf. Vertrouw erop dat je collega’s het werk goed kunnen doen en vertrouw op je eigen beslissing om het werk uit te besteden. Wanneer je collega dat vertrouwen voelt geeft dat energie en gaan ze meer verantwoordelijkheid nemen.
Bij vertrouwen hoort ook loslaten. En daarbij is het belangrijk een balans te vinden tussen loslaten en aanwezig zijn. Want je wilt wel de controle houden, maar niet je collega’s onnodig op de huid zitten.
2. Leg uit waarom
Het is niet genoeg om alleen taken te verdelen. Goede leiders delegeren niet alleen werk maar ook verantwoordelijkheid. Leg uit waarom je iemand voor de taak uit hebt gekozen en waarom het belangrijk is. Als je weet waar je het voor doet krijgt werk meer betekenis.
3. Geef complimenten en spreek je waardering uit
Laat op de juiste momenten weten hoe zeer je het waardeert dat iemand taken overneemt. Wanneer je af en toe iemand een compliment geeft leidt dat ertoe dat diegene zich begrepen en erkend voelt. Bovendien geeft het aan dat jij het werk dat iemand doet belangrijk vindt en op waarde schat.
Waardering en het gevoel hebben gezien en gerespecteerd te worden door een leidinggevende is een belangrijk element voor werknemers.
4. Maak ruimte om fouten te maken
Iedereen maakt fouten. Als jij een bepaalde taak jarenlang zelf hebt gedaan weet je precies hoe je dit het beste aanpakt. Als iemand iets voor de eerste keer doet is het niet fair om te verwachten dat hij of zij dit meteen net zo goed doet als jij.
Laat je collega’s zelf hun fouten oplossen en doe dit niet voor ze. Probeer fouten te zien als een kans om te groeien. Trek de taak niet meteen terug als iets misgaat, ga juist het gesprek aan, stuur bij en geef feedback.
5. Geef de juiste tools en informatie
Bij delegeren hoort ook communiceren. Want een taak kan niet goed uitgevoerd worden zonder dat iemand over alle informatie en tools beschikt die nodig zijn om het werk te doen.